Wo alles zusammenläuft
Unter MG Connector › Einstellungen › Formulare steht links eine Liste:
- Allgemein. Gilt für alle Formulare gemeinsam. Hier sitzen Empfänger, Kopien, Absender, die Bestätigungsmail und der Spam-Schutz, dazu unter Texte & DSGVO die Erfolgsmeldung, die Button-Texte, der Einwilligungstext und der Hinweis unter dem Button.
- Kontaktformular, Objektanfrage, Suchauftrag, Beratungsgespräch. Je Formular die Felder, die Texte, die Übergabe an Ihr CRM und die Vorschau der Mails. Formulare mit eingeschalteter CRM-Übergabe tragen in der Liste die Marke „CRM”.
Gespeichert wird oben mit Änderungen speichern.
Wenn etwas nicht ankommt, schauen Sie zuerst unter Allgemein. Dort stehen die Einstellungen, die alles betreffen.
1. Empfänger und Kopien
Im Abschnitt Versand & Empfänger stehen vier Adressfelder.
- Empfänger-E-Mail. Alle Formular-Anfragen gehen hierhin. Leer bedeutet: an die Administrator-Adresse Ihrer Website.
- CC. Eine offene Kopie, mehrere Adressen durch Komma getrennt.
- BCC. Eine Blindkopie für Ihre eigenen Zwecke, etwa ein Archivpostfach.
- Blindkopie an die Agentur. Ein eigenes Feld, getrennt von Ihrem BCC. Diese Adresse bekommt eine Kopie jeder Anfrage als eigene Mail, auch von Marktwertermittlung, Lead-Generator, Käufer-Scanner und Veranstaltungen.
Im Formular Objektanfrage gibt es zusätzlich den Schalter An den Ansprechpartner des Objekts. Ist er an, geht jede Objektanfrage an die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners, der am Objekt hinterlegt ist, statt an die zentrale Empfängeradresse. CC und BCC bleiben erhalten, Objekte ohne Ansprechpartner-Adresse gehen weiter an die zentrale Adresse. Darunter steht, wie viele Ihrer Objekte eine solche Adresse haben.
Prüfen Sie dieses Feld wirklich. Es ist ab Werk leer, und leer heißt: keine Kopie. Wenn Ihre Agentur die Anfragen mitsehen soll, muss die Adresse hier wirklich drinstehen. Ein Feld, das befüllt aussieht, aber leer ist, fällt monatelang niemandem auf.
2. Die Absenderadresse
Zwei Felder, und das zweite entscheidet darüber, ob Ihre Mails ankommen.
- Absender-Name. Was im Postfach als Absender steht.
- Absender-E-Mail. Muss auf der Domain Ihrer Website liegen.
Der häufigste Fehler: Hier steht die Adresse des Maklers bei einem Freemailer. Dann verschickt Ihr Server Mails im Namen einer fremden Domain, und die Empfänger-Server stufen sie als Fälschung ein. Die Mail landet im Spam oder wird spurlos verworfen.
Richtig ist eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel website@ihre-domain.de. Wohin geantwortet wird, steuert davon unabhängig die Antwortadresse, und die setzt das Plugin automatisch auf den Absender der Anfrage.
3. Die Eingangsbestätigung
Der Schalter Bestätigungsmail an Interessent schickt dem Absender eine automatische Eingangsbestätigung.
Wichtig zu wissen: Dieser Schalter gilt systemweit für Kontakt, Objektanfrage, Suchauftrag und Beratungsgespräch. Es gibt ihn nicht je Formular. Auch die Bestätigung an Eigentümer aus dem Käufer-Scanner hängt an diesem Schalter.
Einschalten lässt er sich erst, wenn unter Einstellungen › Unternehmen alle Unternehmensdaten ausgefüllt sind. Fehlt dort etwas, springt der Schalter beim Speichern wieder zurück.
Drei Formulare bestätigen unabhängig davon immer: die Marktwertermittlung, der Lead-Generator und die Anmeldungen zu Veranstaltungen. Dort wäre eine unbestätigte Anmeldung ein echtes Problem.
Die Bestätigung ist an anderer Stelle Voraussetzung. Wenn Sie den vorzeitigen Leistungsbeginn an einem Formular abfragen wollen, muss die Eingangsbestätigung an sein. Ohne sie hat der Interessent keinen Beleg in Textform darüber, wozu er zugestimmt hat, und das Plugin lässt die Auswahl nicht speichern.
4. Welche Felder ein Formular hat
Jedes der vier Formulare hat eine eigene Feldliste. Je Feld gibt es zwei Häkchen: Angezeigt und Pflicht.
Die Formulare teilen sich die Einstellung nicht. Die Objektanfrage darf also kurz sein, während der Suchauftrag ausführlich fragt.
Die E-Mail-Adresse ist in jedem Formular fest dabei, ohne sie gibt es keinen Rückweg zum Interessenten. Alle anderen Felder, auch der Name, lassen sich je Formular ein- und ausblenden. Im Suchauftrag sind Name und E-Mail immer Pflicht.
Jedes Pflichtfeld kostet Anfragen. Fragen Sie bei der Objektanfrage nur das ab, was Sie für die Antwort wirklich brauchen. Alles Weitere klären Sie im ersten Telefonat schneller als über ein Formular.
5. Übergabe an Ihr CRM
Jedes Formular hat unten den Abschnitt Datenübergabe an CRM mit eigenem Schalter, etwa „Datenübergabe an CRM” bei der Objektanfrage oder „Suchaufträge an CRM übergeben” beim Suchauftrag. Das ist eine Pro-Funktion; ohne sie geht jede Anfrage als übersichtlich formatierte E-Mail an den Empfänger.
Ist der Schalter an, geht die Anfrage statt der normalen Benachrichtigung im CRM-Format an die Empfängeradresse. Unter Übergabeformat wählen Sie:
- Nur formatierte E-Mail.
- Formatierte E-Mail + OpenImmo-XML (empfohlen). Die Vorgabe, weil das XML maschinell auslesbar ist.
Bei Propstack läuft es so: Propstack liest das Postfach der Empfängeradresse aus. Diese Adresse ist also zugleich Ihre Propstack-Eingangsadresse. Bei aktiver Übergabe geht die Anfrage direkt in dem Format raus, das Propstack lesen kann, samt Verknüpfung zum Objekt über die Objektnummer.
Der Abschnitt Datenübergabe an CRM mit der Wahl des Übergabeformats.
Bei der Objektanfrage sind dann zwei Felder fest. Ist dort die Datenübergabe an CRM eingeschaltet, lassen sich „Vor- und Nachname” und „E-Mail” nicht mehr abwählen. Nur mit ihnen entsteht im CRM ein vollständiger Kontakt statt eines Fragments.
6. Vorher ansehen, was rausgeht
Auf jeder Formularseite steht unten die Gruppe Antwortmails. Klappen Sie Antwortmails (Vorschau) auf: Dort steht jede Mail, die bei einer Anfrage rausginge, mit erfundenen Beispieldaten. Das sind die Mail an Sie und die Bestätigung an den Interessenten, je nach Einstellung auch die Kopie an die Agentur und die CRM-Mail.
Es wird dabei nichts versendet und nichts protokolliert. Die Vorschau geht denselben Weg wie der echte Versand, Sie sehen also wirklich das, was später rausgeht.
Nutzen Sie sie nach jeder Änderung an Empfänger, Absender oder Texten. Das ist der schnellste Weg, einen Tippfehler in einer Adresse zu finden.
7. Was tatsächlich eingegangen ist
Unter MG Connector › Dashboard, Reiter Lead-Protokoll, steht jede eingegangene Anfrage mit Zeitpunkt, Formular, Absender und Versandstatus.
Das ist die Antwort auf „ist die Anfrage überhaupt angekommen”: Steht sie im Protokoll, hat das Plugin sie verarbeitet und die Mail übergeben. Steht sie nicht drin, wurde sie nicht abgeschickt, als Spam abgewiesen oder ist nach Ablauf der Aufbewahrung gelöscht worden.
Steht sie drin, zeigt die Spalte Versand für jeden Empfänger, ob die Mail übergeben wurde (✓) oder ein Fehler auftrat (✗).
Das Lead-Protokoll: jede eingegangene Anfrage mit Zeitpunkt, Formular und Empfänger.
Wenn eine Anfrage nicht ankommt
- Hat der Spam-Schutz sie abgewiesen? Unter Formulare › Allgemein arbeiten eine unsichtbare Falle für Bots und eine Zeitprüfung immer mit, dazu die CleanTalk-Prüfung (ab Werk an, wirkt nur mit installiertem CleanTalk). Dort steht auch, wie viele Einsendungen in den letzten 30 Tagen abgewiesen wurden, mit Link zur Liste im Dashboard.
- Steht sie im Lead-Protokoll? Nein: Das Formular wurde nicht abgeschickt. Ja: Weiter zum nächsten Punkt.
- Prüfen Sie den Spam-Ordner des Empfängers.
- Prüfen Sie die Absenderadresse. Liegt sie nicht auf Ihrer Domain, ist das mit Abstand die häufigste Ursache.
- Öffnen Sie die Mail-Vorschau. Steht dort die richtige Empfängeradresse?
- Fragt WordPress überhaupt Ihren Mailserver? Viele Hoster verschicken Mails aus WordPress heraus unzuverlässig. Ein Versand-Plugin, das Ihr echtes Postfach benutzt, löst das dauerhaft.
Der stille Fall: Ein Empfänger-Gateway kann eine Blindkopie spurlos verwerfen, ohne Fehlermeldung an irgendwen. Wenn eine Kopie fehlt, aber das Original ankommt, ist fast immer das der Grund. Dann besser CC statt BCC.
Nicht weitergekommen?
Schreiben Sie uns, woran es hängt. Wir antworten persönlich und ergänzen die Anleitung, wenn etwas fehlt.
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