Stellen ausschreiben und Bewerbungen sicher ablegen

Eine Bewerbung enthält mehr persönliche Daten als alles andere auf Ihrer Website: Lebenslauf, Zeugnisse, oft ein Foto, manchmal Gesundheitsangaben.

Deshalb geht das Plugin hier anders vor als bei den übrigen Formularen:

• Unterlagen werden nie per Mail verschickt. Sie bekommen eine Benachrichtigung mit einem Link, nicht die Dateien im Anhang.
• Sie liegen verschlüsselt auf dem Server. Wer die Datei direkt anspricht, sieht Datensalat.
• Sie werden automatisch gelöscht, nach einer Frist, die Sie einstellen.

1. Unter MG Connector › Erweiterungen › Karriere einschalten. Vollständige Unternehmensdaten sind Voraussetzung.
2. Eine Seite anlegen, zum Beispiel „Karriere”, und darauf das Bricks-Element MG Stellenliste oder den Kurzbefehl [mgic-jobs] setzen.
3. Im Reiter die Seite als Übersichtsseite hinterlegen.

Der Basis-Slug ist ab Werk karriere. Übersicht und Stellenseiten teilen ihn sich, eine Stelle liegt also unter /karriere/immobilienmakler/. Die Adressregeln schreibt das Plugin bei einer Änderung selbst neu.

Stellen finden Sie unter MG Connector › Stellen (Karriere). Sie legen sie an wie eine Seite und füllen Bereich, Standort und Anstellungsart, die Kapitel Ihre Aufgaben, Das bringen Sie mit und Das bieten wir, dazu Gehalt, Arbeitsmodell, Eintritt und auf Wunsch eine Bewerbungsfrist. Für Initiativbewerbungen legen Sie eine eigene Stelle an und setzen den Haken Initiativbewerbung.

Offene Stellen meldet das Plugin als strukturierte Daten an Google for Jobs. Die Adresse des Arbeitsorts tragen Sie dafür einmal am Standort ein. Setzen Sie den Haken Stelle besetzt oder läuft die Bewerbungsfrist ab, ist die Stelle geschlossen und verschwindet aus der Liste, aus diesen Daten und aus der Sitemap.

Ein paar Einstellungen gelten für alle Stellen gemeinsam und sparen Tipparbeit:

• Über Ihr Unternehmen. Ein Text, der auf jeder Stellenseite im Kapitel „Über uns“ erscheint.
• Anrede der Überschriften. Sie oder Du, für die Überschriften der Stellenseite und die Beschreibung bei Google for Jobs.
• Ansprechperson im Faktenkasten. Foto, Name und Telefon unter dem Bewerben-Knopf. Ab Werk an. Ein Name im Faktenkasten senkt die Hemmschwelle spürbar.
• Zusatz zum Titel. Ab Werk (m/w/d). Leer lassen schaltet ihn ab.
• Kleine Zeile über dem Titel. Ab Werk „Offene Stelle”, greift nur, wenn kein Bereich gesetzt ist.

Für Liste und Stellenseite gibt es jeweils mehrere Vorlagen, die Sie im Reiter mit Vorschau wählen.

Die Stellenliste grenzen Sie im Kurzbefehl ein, zum Beispiel [mgic-jobs standort="berlin" limit="5" filter="no"]. Außerdem gibt es titel, bereich und art. Das Bewerbungsformular allein setzen Sie mit [mgic-bewerbung stelle="123"] auf eine beliebige Seite. Haben Sie Stellen bisher mit einem anderen Plugin gepflegt, holen Sie sie im Reiter unter Bestehende Stellen übernehmen herüber.

Je Feld stellen Sie ein, ob es erscheint. Die Auswahl ab Werk ist bewusst knapp gehalten:

• Anrede. Ab Werk aus.
• Weitere Unterlagen. Ab Werk an, für Zeugnisse.
• Frühester Eintritt. Ab Werk an.
• Gehaltsvorstellung. Ab Werk aus. Überlegen Sie gut, ob Sie danach fragen: Es ist die Frage, an der die meisten abbrechen.
• Nachricht. Ab Werk an.
• Lebenslauf verlangen. Ab Werk aus, an jeder Stelle einzeln änderbar.

Dazu zwei Angaben, die Vertrauen schaffen: die maximale Dateigröße und ein Hinweis über dem Formular, ab Werk „Die Bewerbung dauert etwa drei Minuten.”

Angenommen werden PDF, Word, JPG und PNG, höchstens fünf Dateien und zusammen 20 MB. Die Größe je Datei stellen Sie zwischen 1 und 50 MB ein, ab Werk 10 MB. Das Plugin prüft dabei nicht nur die Endung, sondern auch den Inhalt der Datei.

Die hochgeladenen Dateien liegen verschlüsselt und mit Zufallsnamen in einem gesperrten Ordner im Upload-Verzeichnis Ihrer Website. Sie kommen über einen Link heran, und davor steht eine Passwortseite.

Ein Passwort für alle Unterlagen, das Sie im Reiter Karriere vergeben, mindestens 10 Zeichen lang. Erst wenn es gesetzt ist, zeigt das Bewerbungsformular Upload-Felder. Kein WordPress-Zugang nötig: So kann auch jemand aus der Personalabteilung nachsehen, ohne einen Benutzer zu bekommen.

Ein neues Passwort gilt sofort für alle vorhandenen Unterlagen. Sie können es also jederzeit wechseln, etwa wenn jemand das Haus verlässt.

Nach fünf falschen Eingaben ist 15 Minuten Pause. Wer das richtige Passwort eingibt, bleibt 30 Minuten entsperrt. Im Reiter sehen Sie, wann und von wem das Passwort zuletzt geändert wurde.

Zu jeder Bewerbung gehen Mails raus: Der Bewerber bekommt eine Bestätigung, Sie bekommen die Benachrichtigung mit den Links zu den Unterlagen. Beide sehen Sie vorab in der Mail-Vorschau unten im Reiter. Ist eine Mailadresse für Agentur-Leads hinterlegt, geht dorthin eine Kopie ohne Unterlagen und ohne Links. Lead-CC und Lead-BCC bekommen Bewerbungen nie.

Auf Wunsch meldet das Plugin eine eingegangene Bewerbung an Meta, ganz ohne Daten des Bewerbers. Den Schalter Bewerbungen melden finden Sie unter Lead-Tracking (Meta), ab Werk ist er aus. Mehr dazu in der Anleitung zum Lead-Tracking.

Eingegangene Bewerbungen finden Sie unter MG Connector › Bewerbungen. Ein Zähler am Menüpunkt zeigt, wie viele neu sind. Die Liste lässt sich nach Stelle und Status filtern und zeigt je Bewerbung, wann sie gelöscht wird.

• Status. Neu, in Prüfung, Gespräch, Zusage oder Absage. Jeder Wechsel wird mit Ihrem Namen protokolliert und startet die Löschfrist neu.
• Interne Notiz. Für Ihre Einschätzung, nur im Backend sichtbar.
• Protokoll. Wann die Bewerbung einging, welche Mails rausgingen, wer den Status geändert hat und wann welche Unterlage geöffnet wurde.
• Löschen. Eine Bewerbung samt Unterlagen können Sie jederzeit von Hand löschen.

Bewerbungen mit Zusage löscht das Plugin nie automatisch. Übergeben Sie die Unterlagen in die Personalakte und löschen Sie die Bewerbung danach hier.

Die Frist beginnt mit dem letzten Statuswechsel einer Bewerbung, ab Werk sechs Monate. Danach löscht das Plugin die Unterlagen selbst.

Hat der Bewerber dem Talentpool zugestimmt, gilt dessen Dauer, sofern sie später endet. Bewerbungen mit Zusage löscht das Plugin nie selbst. Die übergeben Sie in die Personalakte und löschen sie dann von Hand. Die Löschung läuft auch weiter, wenn Sie das Modul Karriere ausschalten.

Den Zeitraum stellen Sie zwischen einem und 36 Monaten ein. Sechs Monate sind der übliche Rahmen, weil Ansprüche aus einem Bewerbungsverfahren binnen dieser Zeit geltend gemacht werden können. Sprechen Sie den Wert einmal mit Ihrem Anwalt durch.

Im Reiter hinterlegen Sie eine eigene Datenschutzseite für Bewerber, als Seite oder als Adresse. Sie wird im Formular verlinkt.

Ein allgemeiner Datenschutzhinweis reicht hier nicht: Bewerberdaten haben eigene Zwecke, eigene Fristen und eigene Empfänger. Das Formular verlinkt diese Seite mit einem kurzen Hinweis. Unten im Reiter Karriere finden Sie eine Vorlage: Datenschutzhinweis für Bewerber, schon mit Ihren Unternehmensdaten und Fristen. Kopieren Sie sie auf eine eigene Seite und lassen Sie sie rechtlich prüfen.

1. Es gibt keine Upload-Felder. Haben Sie im Reiter Karriere schon ein Passwort für die Unterlagen gesetzt? Ohne Passwort nimmt das Formular keine Dateien an, Bewerber lesen dort dann, dass sie Unterlagen nach der ersten Rückmeldung nachreichen können. Ist das Passwort gesetzt, fehlt auf dem Server die Verschlüsselung oder der Ablageordner ist nicht beschreibbar. Das Plugin blendet die Felder dann bewusst aus, statt Unterlagen im Klartext abzulegen. Ihr Hoster kann das beheben.
2. Eine Stelle zeigt 404. Einstellungen › Permalinks öffnen und einmal speichern.
3. Die Benachrichtigung kommt nicht an. Sie geht an die Ansprechperson der Stelle, sonst an den Karriere-Empfänger, sonst an den allgemeinen Lead-Empfänger. Prüfen Sie die Adresse auf der Stufe, die greift. Unter Bewerbungen steht im Protokoll der Bewerbung, ob die Mail versendet wurde.
4. Der Link zu den Unterlagen führt zur Passwortseite und weiter nicht. Passwort prüfen und im Zweifel neu vergeben, es gilt sofort.
5. Eine große Datei wird abgewiesen. Die eingestellte Höchstgröße gilt je Datei, wird aber vom Server gedeckelt. Ist dessen Grenze kleiner, gewinnt sie.