Ein Objekt einmal auf die Website zu bringen, ist der leichte Teil. Schwierig wird es danach: Der Preis sinkt, ein Interessent reserviert, zwei Wochen später ist das Haus verkauft und ein anderes Objekt zieht die Maklersoftware ganz zurück. Wenn die Website bei jedem dieser Schritte mitkommt, ist sie synchron. Wenn nicht, steht dort das verkaufte Haus, und Interessenten rufen wegen eines Angebots an, das es nicht mehr gibt.
Dieser Beitrag zeigt, was beim Synchronisieren zwischen Maklersoftware und WordPress-Website tatsächlich passieren muss, welche zwei Wege der Lieferung es gibt und woran Sie erkennen, dass der Abgleich sauber läuft.
Importieren oder synchronisieren: der Unterschied
Ein Import liest Objekte einmal ein. Eine Synchronisation hält sie danach auf demselben Stand wie Ihre Maklersoftware, und zwar über das ganze Leben eines Objekts:
- neu: Das Objekt erscheint mit Bildern, Texten, Ansprechpartner und Energieausweis.
- geändert: Preis, Beschreibung oder Bilder werden aktualisiert, ohne dass ein zweiter Eintrag entsteht.
- reserviert: Die Website zeigt den neuen Stand, damit niemand mehr wie bei einem freien Objekt anfragt.
- verkauft oder vermietet: Das Objekt verschwindet oder bleibt als Referenz stehen, je nachdem, was Sie wollen.
- zurückgezogen: Die Software meldet, dass es das Objekt nicht mehr gibt, und die Website räumt es weg.
Woran die Website ein Objekt wiedererkennt, ist die Objektnummer. Kommt dieselbe Nummer erneut, wird der vorhandene Eintrag aktualisiert. Ändert sich die Nummer, etwa nach einem Wechsel der Maklersoftware, sieht die Website ein neues Objekt, und Sie haben es doppelt.
Zwei Wege der Lieferung
Damit die Website von einer Änderung erfährt, muss die Information irgendwie dorthin kommen. Dafür gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Wege.
| OpenImmo-Datei per FTP | Direkte Schnittstelle (API) | |
|---|---|---|
| Wer wird aktiv? | Die Maklersoftware legt Pakete auf Ihrem Server ab, die Website liest sie ein | Die Website fragt die Maklersoftware selbst ab |
| Was Sie brauchen | Einen FTP-Zugang bei Ihrem Hoster und die Website als Ziel in der Software | Einen API-Zugang der Maklersoftware |
| Mit welcher Software | Mit praktisch jeder, denn OpenImmo ist das gemeinsame Austauschformat der Branche | Nur mit Software, für die es eine Anbindung gibt |
| Wann gleicht es ab? | Sobald ein Paket da ist und der nächste Lauf es findet | Je nach Lösung im festen Takt oder auf Knopfdruck |
Wie OpenImmo im Einzelnen funktioniert, steht in unserem Beitrag Wie funktioniert die OpenImmo-Schnittstelle?. Für diesen Beitrag reicht: Der Weg per Datei ist der verbreitetste, weil Ihre Software ihn ohnehin für die Portale kennt. Ihre Website ist dann einfach ein weiteres Ziel neben den Portalen.
Was bei jeder Änderung passieren sollte
Hier zeigt sich, ob eine Lösung wirklich synchronisiert oder nur einliest. Gehen Sie die Tabelle mit Ihrer jetzigen Website durch.
| Was in der Software passiert | Was die Website tun sollte |
|---|---|
| Neues Objekt | Anlegen, Bilder in die Mediathek übernehmen, Ansprechpartner zuordnen |
| Preis oder Text geändert | Den vorhandenen Eintrag überschreiben, keinen zweiten anlegen |
| Bilder ausgetauscht | Geänderte Bilder erkennen und ersetzen, unveränderte nicht jedes Mal neu laden |
| Reserviert | Den Status sichtbar machen, zum Beispiel mit einem Hinweis am Objekt |
| Verkauft oder vermietet | Ausblenden oder als Referenz zeigen, die alte Adresse dauerhaft weiterleiten statt ins Leere laufen lassen |
| Gelöscht | Entfernen, aber nachvollziehbar und mit einem Weg zurück |
Der Punkt mit der Weiterleitung wird oft übersehen. Ein Objekt, das ein paar Wochen online war, hat Besucher, vielleicht Links aus sozialen Netzwerken und einen Platz bei Google. Wird die Seite einfach gelöscht, landen alle diese Besucher auf einer Fehlerseite. Eine dauerhafte Weiterleitung (301) auf Ihre Objektübersicht oder auf die Referenz behält den Besucher bei Ihnen.
Die heikelste Stelle: Löschen
Bei allem anderen ist ein Fehler ärgerlich, beim Löschen ist er teuer. OpenImmo kennt zwei Arten von Lieferung: Teillieferungen mit einzelnen Änderungen und Komplettlieferungen mit dem ganzen Bestand. Bei einer Komplettlieferung gilt als weg, was nicht mehr drinsteht.
Das ist bequem, solange die Lieferung vollständig ist. Fällt durch einen Fehler in der Software ein Großteil der Objekte heraus, würde eine einfache Lösung genau diese Objekte von der Website nehmen.
Worauf Sie achten sollten: Eine gute Synchronisation hat eine Notbremse. MG Connector bricht den Abgleich ab und löscht nichts, wenn eine Komplettlieferung mehr als die Hälfte des Bestands entfernen würde, und meldet das im Protokoll. Außerdem landen fehlende Objekte zuerst im Papierkorb, und Referenzen sind vom Abgleich ausgenommen.
Genauso wichtig ist die Frage, was ein Löschbefehl mit einem verkauften Objekt macht. Viele Programme löschen ein Objekt nach dem Verkauf aus der Lieferung. Ist die Website so eingestellt, dass sie jeden Löschbefehl ausführt, ist Ihre Referenz weg. Sinnvoll ist eine Einstellung, die verkaufte Objekte und Referenzen beim Löschen behält.
Wie aktuell ist aktuell?
Keine dieser Lösungen ist eine Live-Verbindung. Zwischen der Änderung in Ihrer Software und der Website liegen immer zwei Takte: wie oft die Software liefert und wie oft die Website nachsieht. Stündlich ist für die meisten Büros völlig ausreichend.
Ein technisches Detail entscheidet dabei mehr, als man denkt. WordPress führt geplante Aufgaben nur aus, wenn jemand die Website aufruft. Auf einer Seite mit wenigen Besuchern in der Nacht läuft der stündliche Abgleich dann eben nicht stündlich. Abhilfe schafft ein echter Zeitplan auf dem Server (Cron-Job), den Ihr Hoster in wenigen Minuten einrichtet. MG Connector zeigt dafür unter der Dateiliste eine fertige Zeile zum Kopieren an.
So erkennen Sie, ob Ihre Synchronisation gesund ist
Fünf Prüfungen, die Sie ohne Technikwissen in einer Viertelstunde machen können:
- Zahlen vergleichen: Stimmt die Zahl der aktiven Objekte auf der Website mit der in Ihrer Maklersoftware überein?
- Letzter Abgleich: Wann lief der letzte Import? Liegt er Tage zurück, hängt etwas.
- Eine Preisänderung testen: Ändern Sie bei einem Objekt eine Kleinigkeit und prüfen Sie nach dem nächsten Takt, ob sie auf der Website steht.
- Verkaufte Objekte suchen: Steht auf Ihrer Website noch ein Objekt als verfügbar, das längst verkauft ist?
- Alte Adressen aufrufen: Öffnen Sie die Adresse eines verkauften Objekts. Landen Sie auf einer Fehlerseite oder werden Sie weitergeleitet?
In MG Connector sehen Sie den letzten und den nächsten Lauf direkt im Dashboard. Das Protokoll zeigt je Lauf, wie viele Objekte eingelesen, übersprungen und entfernt wurden, und in der Dateiliste steht je Lieferung, ob ein Objekt neu angelegt, aktualisiert oder als verkauft gemeldet wurde. Jede Lieferung lässt sich dort auch herunterladen, falls Sie einem Fehler mit Ihrem Softwareanbieter nachgehen.
Was Sie in Ihrer Maklersoftware einrichten
Für den Weg per Datei sind es drei Schritte, unabhängig vom Plugin:
- Beim Hoster einen FTP-Benutzer anlegen, der in den Importordner Ihrer Website schreiben darf.
- In der Maklersoftware Ihre Website als Exportziel anlegen, so wie ein Portal, mit diesen Zugangsdaten.
- Die Objekte für dieses Ziel freigeben und den Liefertakt einstellen.
Wer onOffice oder Propstack nutzt, kann statt der Datei auch die direkte Schnittstelle nehmen. Wie das bei Ihrer Software aussieht, zeigen die Seiten onOffice mit WordPress verbinden und Propstack mit WordPress verbinden.
Häufige Fragen
Wie oft wird synchronisiert?
So oft, wie Ihre Software liefert und die Website nachsieht. Üblich ist stündlich. Bei MG Connector stellen Sie den Takt von jeder Minute bis wöchentlich ein, ab Werk ist der automatische Import aus, bis Sie ihn bewusst einschalten.
Was passiert mit verkauften Objekten?
Das entscheiden Sie: ausblenden oder als Referenz zeigen. Die alte Adresse wird dauerhaft weitergeleitet, damit Besucher nicht auf einer Fehlerseite landen.
Funktioniert das mit meiner Maklersoftware?
Wenn Ihre Software OpenImmo exportiert, und das können praktisch alle gängigen Programme, funktioniert der Weg per Datei. Voraussetzung ist, dass jedes Objekt eine Objektnummer hat.
Kostet die Synchronisation extra?
Bei MG Connector gehört der Import per OpenImmo-Datei zum kostenlosen Kern. Die direkte Anbindung an onOffice und Propstack ist Teil von Pro.
Kurz zusammengefasst
Synchron ist eine Website erst, wenn sie nicht nur neue Objekte zeigt, sondern auch Preisänderungen, Reservierungen, Verkäufe und Löschungen sauber nachzieht, verkaufte Adressen weiterleitet und bei einer fehlerhaften Lieferung nichts wegwirft. Prüfen Sie Ihre jetzige Lösung mit den fünf Fragen oben.
Wenn Sie dafür eine fertige Lösung suchen: Der automatische Immobilien-Import für WordPress in MG Connector übernimmt genau diese Arbeit. Mehr zum Plugin selbst steht auf der Seite WordPress-Immobilien-Plugin MG Connector.